十字法則 – by Karen Lee (Chinese Version Only)

你有否覺得,時間好像永遠都不夠用?

 

這段日子大家的生活出現了許多變化,不單是衛生意識提高了,連工作模式也有不同。雖然留在家的時間長了,但是要做的事情太多,時間卻太少,結果忙了一整天也不知道在忙什麼,還是有一大堆事項未完成,相信很多人也有這樣的經歷吧。

 

平心而論,當面對有限的資源如時間和金錢,我們總是顯得貪得無厭,即使一天有四十八小時我們也會覺得不夠。我認為,問題不在於數量(quantity),而是質量(quality);我們缺的不是時間,而是規劃。

我想為大家介紹一套時間管理(time management)的方法:艾森豪法則(The Eisenhower Matrix),又稱十字法則。簡單來說,這套法則的精髓就是把待辦的事情進行等級劃分,區分成「緩、急、輕、重」,並配以相對應的處理方式。我在大學時期認識這套理論並應用至今,很樂意分享我的心得,幫助大家以科學的方法去好好規劃時間。

 

這套法則的操作很簡單:

  1. 先畫一個十字,以「緊急性」(urgency) 和「重要性」(importance) 為座標,組成以下四個類別,每個類別的事情有着不同的處理方式。
  • 重要且緊急:這類事情很重要而且有逼切期限,建議優先處理掉
  • 重要不緊急:這類事情很重要但可以暫緩;這類別最值得我們關注,必須要把大部分時間和精力重點分配到這裡
  • 緊急不重要:這類屬於日常生活中的瑣碎事情,可以考慮把工作委派(delegate)給他人或用一天內的剩餘時間去處理
  • 不緊急不重要:這類主要是休閒的活動,用來消磨時間的,沒有什麼大意義但你又樂在其中,可以安排零碎時間去執行
  1. 把一週內要處理的事項列出,並一一分配到這四個不同的類別,然後按規定執行。

重要的事情通常與我們的理想和長遠目標有密切關係,它們的推進能提升我們的價值,所以是我們時間的投放重點。但可能你會覺得奇怪,我們不是應該專注於第一類「重要且緊急」的任務上嗎?為什麼反而把心神放在第二類「重要不緊急」的事情呢?很多時候,重要的事情之所以變得緊急,是因為我們當初沒有規劃好,把這些事情延誤了而變得急切,最後令我們手忙腳亂、無法負荷;我們要跳出這個惡性循環,就必須調整我們的思想,分配時間到「重要不緊急」的事情上。

 

亦有人問,第四類事情既不緊急又不重要,為什麼不乾脆摒棄呢?因為這些事情往往能為我們忙碌的一天減減壓、加加油,讓我們有精力繼續往前衝。所以我不建議把它們全部砍掉,只要有節制地進行便可。

 

時間管理的方法有很多,十字法則只是其中一個,但我覺得它簡單易行,而且給了我們反思自省的機會。我們要學會放下,把心力貫注在真正重要的地方,才能走得更遠。

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